Useassa eri toimipisteessä toimivat organisaatiot törmäävät nopeasti kysymykseen, miten kaikki kiinteistöihin ja turvallisuuteen liittyvät asiat hoidetaan kustannustehokkaasti, kun toimipisteet saattavat sijaita hyvinkin kaukana toisistaan?
Ratkotaanko tarpeet yksi toimipiste kerrallaan, vai olisiko sittenkin järkevämpää nostaa suunnittelupöydälle yhtä taloa isompi kokonaisuus, jonka myötä mahdollistuvat sekä IT- että turvallisuusasioiden tehostaminen ja päällekkäisten kulujen karsimiseen?
Tässä blogissa keskitymme erityisesti monitoimipaikkaisen kameravalvontajärjestelmän pohdintaan, jossa esimerkiksi tietohallinto tai turvallisuusosasto vastaa keskitetysti IT-infrasta.
Kokoa kaikkien kiinteistöjen valvontajärjestelmä yhden systeemin alle
Paikallisen valvontakamerajärjestelmän rajat tulevat hyvin nopeasti vastaan, sillä sitä ei voi käyttää tai ylläpitää muualta, vaan jokainen erillinen järjestelmä vaatii aina omat asennuksensa, kirjautumisensa, ohjelmisto- ja tietoturvapäivitykset, lisenssimaksut ja käyttäjähallinnan.
Kaikkein harmilisin tilanne on ammattimaisesti toimivan tietohallinnon työkuorman kannalta. Se ei voi hoitaa ylläpitoa tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, jos jokaisessa kiinteistössä on erillinen järjestelmä omine toimintalogiikkoineen ja lisenssimaksuineen.
Pidä tietoturva ajan tasalla
Tuskin tarvitsee edes muistuttaa tästä aiheesta, sillä niin ajankohtaisia ovat myös tietoturvakysymykset kaikenlaisten IT-järjestelmien suhteen. Tässä asiassa kameravalvonta ei muodosta poikkeusta, sillä järjestelmässä saattaa piillä tietoturva-aukkoja, joita pitkin pääsee kiinni itse kameroihin tai peräti organisaation muihin järjestelmiin. Hakkerin on mahdollista murtautua suojaamattomaan valvontakameraan, kuten on käynyt esimerkiksi Vice-verkkojulkaisun mukaan Venäjällä.
Tietoturvasta huolehtimisen vuoksi myös turvallisuuteen liittyvien IT-järjestelmien yhtenäistäminen ja keskittäminen kannattaa, jotta tarvittavat ylläpito- ja ohjelmistopäivitykset tulisivat tehtyä ajallaan. Erilliset, suojaamattomat tai päivittämättömät järjestelmät ovat suurempi tietoturvariski kuin yhteen, laadukkaaseen ja huolellisesti ylläpidettyyn järjestelmään nojautuminen.
Vaikka kamerajärjestelmä käyttäisikin omaa tietoverkkoaan, yleensä kamerakuvia kuitenkin katsotaan toimistoverkon päätelaitteilta. Tällöin on olemassa tietoturvariski.
Myös valvontakamera laitteena voi vanhentua käyttökelvottomaksi, jos valmistajan suosittelemia ohjelmistopäivityksiä ei ole tehty ajallaan. Tästäkin syystä on perusteltua nimetä ylläpitovastuut ja pyrkiä keskittämään toiminta yhteen järjestelmään, jotta ylläpito tulisi tehtyä kustannustehokkaasti.
Yksi mahdollisuus on antaa koko valvontakamerajärjestelmän ylläpitovastuu ulkopuoliselle taholle. Ohessa esimerkiksi Emsecin ylläpitopalvelujen sisältö, jossa eri moduuleista asiakkaan tarpeen mukainen kokonaisuus.
Hyödynnä pilvipalvelut
Valvontakuvan tallentaminen pilvipalveluun mahdollistaa sen, että voit katsoa kuvia ajasta ja paikasta riippumatta vaikkapa älypuhelimellasi. Kun koko organisaation valvontakuvat ovat pilvipalvelussa, turvallisuustehtäviä voi tarvittaessa hoitaa myös muilta paikkakunnilta, yhdestä valvomosta tai vaikka vapaa-ajan asunnolta sen sijaan, että kuvat ovat katsottavissa ainoastaan paikallisen tallentimen kautta. Paikallisen tallentimen vaivana saattaa olla myös se, että tallennin voi rikkoutua tai se voidaan jopa varastaa ilman että kukaan hetkeen edes huomaa asiaa, jos valvontakuvia ei tarkastella päivittäin.
Ole kaukaa viisas - ota huomioon järjestelmän skaalautumiskyky
Kukaan ei voi täsmälleen tietää mitä toimintakentässä tulevaisuudessa tapahtuu, mutta aina on mahdollista olla kaukaa viisas ja varautua muutoksiin, joita tulee ennemmin tai myöhemmin. Uusien toimipisteiden avaaminen tai yrityskaupat tarkoittavat turvallisuusjärjestelmissä sitä, että VMS-järjestelmän (Video management system) kyky skaalautua nousee arvoonsa. Kun tulee tarve liittää järjestelmään uusia kiinteistöjä, lisälaitteita ja uusia käyttäjiä, ilman että systeemi natisee liitoksistaan, arvostat sitä että se sujuvasti siirtyy tasolta seuraavalle organisaatiosi muuttuneiden tarpeiden mukaan.
Mieti koko elinkaaren aikaisia tarpeita ja kustannuksia
Kameravalvontajärjestelmä hankitaan tyypillisesti vähintään viiden vuoden käyttöikää ajatellen, usein jopa pidemmäksi ajaksi. Jos ajatellaan mitä työtehtäviä ja kustannuksia noiden 60 kuukauden aikana kameravalvontajärjestelmään ja siihen liittyviin muihin järjestelmiin kohdistuu, on helpompi painottaa muitakin asioita kuin ostohetken kustannuksia. Esimerkiksi tietoturva, varaosat, huollettavuus, ohjelmistopäivitysten saatavuus, toimintavarmuus, vikasietoisuus ja jopa laitteiden kierrätettävyys ja ympäristöystävällisyys ovat asioita, jotka joko ovat organisaation tavoitteiden mukaisessa kunnossa tai aiheuttavat päänvaivaa seuraavat 60 kuukautta. Mitä keskeisemmässä roolissa kameravalvonta organisaatiossa on, sen tärkeämpää on pitää korkealla prioriteettilistalla yllämainittuja asioita hankintavaiheessa.
Kaikki tiedämme vanhan sanonnan, ”köyhän ei kannata ostaa halpaa”. Yritysmaailman kielelle käännettynä se voisi tarkoittaa pitkäjänteistä ja suunnitelmallista toimintaa. Kun jotain ostetaan, se tehdään harkiten, tavoitteellisesti ja tarpeeseen. Pyritään laadukkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen hankintaan, joka palvelee pitkään ja jota on mahdollista laajentaa, huoltaa ja korjata. Lyhytjänteinen ostaminen katsoo sen sijaan käsillä olevaa tilannetta päivä kerrallaan, eikä huomioi muita arvoja kuin hinnan. Valitettavasti olemme joutuneet tilanteisiin, joissa korjataan asiakkaidemme uunituoreita järjestelmiä, jotka on asennettu niin köykäisesti ja asiakkaan tarpeisiin sopimattomasti, ettei niitä pysty käyttämään. Syynä tähän yleensä on se, että tiukka hinta ei ole antanut mahdollisuutta riittävän huolelliseen työhön, jota IT-järjestelmät käytännössä kuitenkin vaativat. Halpaan hintaan voi saada siis huonolla tuurilla järjestelmän, joka tulee kalliimmaksi kun sitä joudutaan paikkaamaan korjauksin.
En suinkaan tarkoita hintatasosta kirjoittaessani, että aina olisi ostettava kaikkein kalleinta, vaan että hankinnassa painotetaan hinnan sijaan järjestelmän käytettävyyteen, tarvittaviin toiminnallisuuksiin, elinkaareen ja jatkuvuuteen eniten vaikuttavia asioita. Näitä ovat esimerkiksi yhteensopivuus asiakkaan olemassa oleviin tietojärjestelmiin, ylläpito, skaalautuvuus, laitetakuut, huollettavuus ja valmistajan luotettavuus. Kallein järjestelmä nimittäin on se, jota on hankala käyttää tai joka vaatii paljon vaivannäköä (eli työtä ja rahaa) toimiakseen.
Kameroiden osalta kannattaa suosia tunnetun ja luotettavan valmistajan laitteita, sillä niissä on hyvät takuut, niitä saa todennäköisemmin korjattua, niihin saa varaosia, niitä valmistetaan jatkossakin, valmistaja panostaa tuotekehitykseen ja tietoturvaan, sekä julkaisee ohjelmistopäivityksiä, joilla kameran elinikä pitenee. Ostamalla pienen valmistajan harvinaisia kameroita halvalla, otat riskin että systeemi tulee käyttöikänsä päähän yllättävän nopeasti.
Vanha kunnon laiterekisteri pitää kirjaa omaisuudestasi
Kun toimipaikkoja on useita, järjestelmään liitettyjä kameroita ja laitteita on paljon, eikä kokonaisuus mahdu enää yhden ihmisen korvien väliin, on paikallaan ylläpitää laiterekisteriä. Näin toimimalla tiedät mitä laitteita missäkin on, milloin päivityksiä on asennettu, milloin takuuajat umpeutuvat ja mitkä ovat laitteiden käyttäjätunnukset.
Mainio lisä laiterekisterissä on referenssikuvan lisääminen laitteen oheen. Näin on helpompi hahmottaa missä esimerkiksi kryptisesti nimetty laite sijaitsee fyysisesti. Tämänkaltaiset rutiinitehtävät asennuksen ja käyttöönoton yhteydessä pelastavat myöhemmin aikaa vievältä selvittelyltä, kun laitteisiin tulee korjattavaa.
Ammattimaisesti hoidettu laiterekisteri ja VMS-järjestelmä tekevät myös mahdolliseksi useiden eri ihmisten hoitaa ammattimaisesti kameravalvontaan liittyviä työtehtäviä, kun kaikki ei ole yhden ihmisen muistin varassa tai jokaisessa kiinteistössä omanlaisensa systeemit.